クラウド会計導入支援 | 税理士法人青山パートナーズ

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クラウド会計導入支援

クラウド会計とは？

従来、社内で経理を進める中小企業の多くは、パッケージ型の会計ソフトを購入し、自社で用意したコンピュータにインストールして会計システムを利用していました。

最近注目されてきたクラウド型の会計システムは、自社のコンピュータからブラウザを通してシステムにアクセスするため、自社において経理用のコンピュータやサーバーを特別に用意する必要がありません。また、様々な制度改正に対応してシステムが更新されるため、ソフトのバージョンアップのたびに更新プログラムをインストールするといった手間もかかりません。

銀行口座やカード会社などとの連携によって取引情報をシステムが自動的で取得したり、売上の請求書、経費精算及び給与計算のシステムとも容易かつ安価に連携が可能なため、従来の経理業務が効率化されます。

クラウド会計の全体イメージ

クラウド会計のイメージ

メリット

経理業務の効率化

クラウド会計の特徴として最も強調されているのが経理業務の効率化です。業種にもよりますが、売上規模が１億円規模、従業員数10名以下の中小企業の場合、経理専任の担当者を確保することは難しく、総務や人事などの様々な管理業務を兼務した人員を１名確保するか、または経理の記帳代行を会計事務所にアウトソーシングするといった対応をとるケースが通常でした。

記帳代行のアウトソーシングについてはメリットとデメリットがありますが、会計数値の実績をタイムリーに把握したい経営者にとっては自計化が不可欠です。自社で経理を行う場合、社内管理担当者の業務負荷の軽減が課題となってきます。

クラウド会計は、銀行やカード会社との取引情報の連携や売上の請求書、経費精算、給与計算などの周辺システムとの連携についても容易であり、また数年前では数百万円するほどのシステムが月々数千円から数万円の安価な料金で利用することが可能となったため、予算的に制約のあった中小企業においても人力に頼っていた作業を機械（システム）により自動化することで効率化が進みます。

導入コストを抑えられる

マネーフォワードやフリーに代表されるクラウド会計ソフトの年間利用料は、選択するプランにもよりますが初期費用なしで年間およそ３万円から４万円程度の料金設定となっています。

それに対し、国内大手が販売するパッケージ型の会計ソフトについては、バージョンによって金額の差はありますが、通常のスタンドアローン・タイプ（１ライセンス）でも３万円から４万円程度の取得費とさらに３万円から４万円程度の年間保守料がかかりますので、中小企業における１人の経理担当者が単独で使用する前提でもソフトの利用分だけで当初数万円分の差が生じます。

この料金設定に関して大きな差が生じるのは、同じソフトを複数人で使用する場合です。パッケージ型ソフトは、新設法人や中小企業をメインに導入時の費用を安く抑える価格となっていますが、３人以上が同時アクセスできるようないわゆるネットワーク版にバージョンが上がると導入コストが10倍以上になることも珍しくありません。少なくとも、会社が自計化するにあたって社長と経理担当者と会計事務所の３者が同時に使用できる環境を実現する場合には、クラウド会計ソフトのコストパフォーマンスは、従来型では実現できないものとなっています。

ＯＳに制約が無く、インターネットに接続できるブラウザがあれば、場所に関係なくアクセスが可能である 

従来型のパッケージソフトは、ひとつの事業所内で処理を完結させることを前提にしており、そこに会計事務所の担当者が外部から直接アクセスすることは想定されていませんでした。（技術的には会社と会計事務所との間に専用回線を確保すれば会計事務所からのアクセスは可能です）

クラウド型の場合、パソコンや携帯端末（スマホでもＯＫ）にインターネット接続できるブラウザがあれば、場所の制約を受けずに複数人の同時アクセスが可能です。これは、普段営業や出張などで会社を留守にしがちな経営者でも、外出先や自宅から自社の財務状況を確認することが可能であることを意味しています。

お客様と会計事務所が離れていても同じ画面を見てコミュニケーションがとれる

クラウド会計は複数人のメンバー（利用者）を登録することが可能であるため、会計事務所を１ユーザーとして登録することで、会計事務所の担当者とその関与先企業の担当者が離れた場所（それぞれの事務所）で同時に同じ画面を見ながらコミュニケーションをとることが可能です。

銀行やカード会社などとの連携機能により入力を省力化。入出金の状況がタイムリーに把握

銀行やカード会社との連携機能とは、金融機関の口座情報をあらかじめ登録することで、取引明細をクラウド会計システムが自動で取得し、その情報をもとに会計の仕訳を提案する機能を言います。

これまでの中小企業は、経理担当者が銀行で通帳記帳した上でその内容を会計システムに仕訳登録していました。少し進んでバンキングのシステムを導入した場合でも、そのデータを会計システムに仕訳登録する作業は残り、月末の銀行口座の残高と会計帳簿の残高を合わせるのにかなりの手間がかかっていました。

連携機能を利用すると、取引データから連相される仕訳をシステムが提案してくればかりでなく、一度登録した内容を学習するためその精度は使えば使うほど高まるので、毎月繰り返される入出金については、ボタンひとつで仕訳登録が完了するレベルまで効率化することが可能です。

クラウド請求で、さらに効率化 

自社の売上に係る請求書については、古くは手書きの請求書で対応していたものが、エクセルやワードなどでの作成へ進歩し、さらに販売管理システムを導入することで管理部門の効率化を図ることが通常でした。しかし、販売管理システム単体の導入だけでもそれなりのコストがかかるのですが、会計システムとの連携を図るためにはさらにオプション機能を追加する必要があるなど、中小企業においては投資コストの高さがハードルとなって導入が進まないケースがありました。

クラウド型の請求管理システムは、従来型の販売管理システムに置き換わるものですが、初期導入コストを抑えることが可能であり、またクラウドの強みを生かして例えば外回りで忙しい営業担当者が、外出先でのちょっとした隙間時間に見積書を作成したり、請求書を作成することも可能になります。

クラウド経費で、さらに効率化

従来の経費精算事務は、営業をはじめとする各担当者が毎月決められた日に経費精算書を作成し、自分が立替えた経費の領収書を添付して経理担当者へ提出、出納担当者はその精算書と領収書を照合して支払を行うとともに、経理担当者が精算書をもとに会計システムへの入力を行います。

クラウド経費は、スマホなどで撮影した領収書などの画像データをシステムが読み取り、経費精算書を作成します。当該データは会計システムへ連動ささせるための仕訳データに変換されボタンひとつで経理作業は終了します

会計ソフト等のメンテナンスが不要

会計制度や税制などの改正、会計システムそのものの機能変更などの場合、従来型パッケージソフトでは利用者自らバージョンアップの作業を行う必要がありますが、クラウド型の場合にはその作業が必要ありません。常に最新の状態でシステムを利用することができます。

操作に関する問い合わせが容易

従来型のパッケージソフトを使用している場合、ソフトの操作に関する問合せは多くの場合は電話による問い合わせが中心ですが、クラウド型の場合には電話、メール、チャットワークなどの選択肢もあり、サポートセンターへの電話がなかなか繋がらないといったストレスがありません。

デメリット

全般的な操作性については、既存のパッケージソフト（大手）のほうが上

弊社ではこれまで勘定奉行シリーズをメインの会計ソフトとして活用してきました。

多少慣れの問題はあるかもしれませんが、会計ソフトとしての操作性に関しては、従来型のパッケージソフトのほうが使いやすい状況です。

ただし、クラウド型のシステムはかなりのスピードで改良が順次行われていますので、従来型ソフトの優位性が無くなるのも時間の問題です。

なお、現状で考えられる主なデメリットは以下のとおりです。

システムからアウトプットできる決算書の見栄えが良くない。
予算実績管理ができない。
消費税関連のアウトプットが弱い。

初期設定には意外と手間が係る 

銀行やカード会社などの金融機関と連携してデータを自動的に取得できるのは大変便利なことですが、初めて連携させようとすると意外と手間の係る場合もあります。例えば法人の場合、そもそもインターネットバンキングを扱える環境が無いと銀行口座を連携させることはできませんので、その手続から必要なこともあります。

ネット環境が無いと使えない 

今日のネット社会において、パソコンがインターネットに繋がっていないという会社は殆ど無くなりました。従って会社内のパソコンからクラウド型のシステムを利用することに特に障害は無いと思いますが、外出先において携帯端末からアクセスしようとする場合には、ネット環境が無いとクラウド型のシステムを使うことはできません。